Czy Twojego działu kadr dotyczy problem stosu papierowych wniosków urlopowych lub niekończących się maili z prośbami o wolne? Jeśli tak, potrzebujesz nowoczesnych rozwiązań HR. Są narzędzia, które sprawiają, że proces urlopowy staje się szybszy, przejrzysty i przyjazny zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej. Dowiedz się nich więcej.
Papierowe wnioski urlopowe odchodzą na zasłużoną emeryturę
Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów urlopowych to relikt przeszłości. Stosy dokumentów na biurkach ręczne sprawdzanie dostępnych limitów urlopowych w arkuszach kalkulacyjnych obniżają efektywność działu kadr. Taki system jest nie tylko czasochłonny, ale również mało transparentny.
Papierowe wnioski urlopowe odchodzą do lamusa ze względu możliwość ich zagubienia i braku bieżącego wglądu w limity dni wolnych członków zespołu. Ich akceptacja niekiedy wydłuża się, a manager ma utrudniony dostęp do grafiku urlopów podwładnych. Źle wpływa to na organizację pracy.
Narzędzie HR zarządzania urlopami – jak wygląda nowoczesny proces urlopowy?
Dzięki nowoczesnym narzędziom HR proces urlopowy – od złożenia wniosku po jego akceptację – odbywa się online. Pracownik składa wniosek jednym kliknięciem, manager otrzymuje powiadomienie i może zaakceptować prośbę, używając smartfona.
Elektroniczny wniosek urlopowy
Złożenie elektronicznego wniosku urlopowego to kwestia kilku minut. Pracownik loguje się do systemu, wybiera daty, typ urlopu i opcjonalnie dodaje komentarz. System automatycznie sprawdza dostępne dni urlopowe i informuje o ewentualnych konfliktach w kalendarzu zespołowym.
Elektroniczne wnioski urlopowe eliminują większość błędów występujących w procesie papierowym. System nie pozwoli złożyć wniosku na więcej dni niż pracownik ma do dyspozycji. Automatycznie wylicza dni robocze, pomijając weekendy i święta. Pracownik od razu widzi, ile dni urlopowych wykorzysta i ile mu pozostanie.
Formularze można dostosować do polityki urlopowej firmy. Można ustawić minimalny okres wyprzedzenia dla składania wniosków czy określić maksymalną liczbę osób mogących przebywać jednocześnie na urlopie w danym dziale.
Powiadomienie o wniosku
Aplikacja do urlopów przesyła managerowi powiadomienie o wniosku urlopowym od pracownika natychmiast po jego złożeniu. Taki alert może mieć formę e-maila, powiadomienia push w aplikacji mobilnej czy wiadomości na komunikatorze firmowym. Nie ma ryzyka, że wniosek zostanie przeoczony lub zgubi się w skrzynce pocztowej.
Akceptacja wniosku urlopowego przez managera lub pracodawcę
Manager (lub pracodawca albo specjalista z kadr) otrzymujący elektroniczny wniosek urlopowy widzi:
- daty i typ urlopu,
- aktualny stan wykorzystania dni urlopowych przez pracownika,
- kalendarz nieobecności całego zespołu.
Na tej podstawie decyduje o przyznaniu urlopu. Akceptacja lub odrzucenie wniosku to kwestia jednego kliknięcia. Manager może dodać komentarz, zasugerować alternatywny termin lub poprosić o dodatkowe informacje. Cała komunikacja odbywa się w systemie.
Po akceptacji wniosku system automatycznie aktualizuje wszystkie powiązane z nim elementy. Kalendarz zespołowy pokazuje nieobecność, elektroniczna kartoteka pracownika rejestruje wykorzystane dni, a ewidencja czasu pracy uwzględnia urlop w rozliczeniach. Wszystko dzieje się bez dodatkowej pracy administracyjnej pracownika z działu HR.
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego systemu zarządzania urlopami to nie tego kwestia „czy warto”, ale tego „kiedy zacząć go używać”. Im szybciej firma podejmie ten krok, tym prędzej zacznie czerpać korzyści z automatyzacji i cyfryzacji.
